Assistante Exécutive

XTENSUS recrute une Assistante Exécutive organisée, proactive, autonome et polyvalente pour accompagner le Directeur au quotidien et assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle du bureau. Véritable relais du Directeur, vous contribuerez à fluidifier son quotidien, anticiper ses besoins et assurer le bon fonctionnement général du bureau. MISSIONS Auprès du Directeur Gérer et organiser son agenda, ses rendez-vous et réunions. Assurer le suivi des dossiers, documents et échéances. Organiser ses déplacements et voyages professionnels : billets, hôtels, transferts, etc. Préparer et suivre les documents nécessaires à ses déplacements. Assurer le suivi administratif de ses demandes. Gestion du bureau et des prestataires Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires externes. Coordonner les interventions de la femme de ménage, de la maintenance et des différents prestataires. Gérer les fournitures et les besoins du bureau. Assurer le suivi des prestations, commandes et factures. Administration et gestion documentaire Organiser, classer et archiver les dossiers et documents administratifs. Assurer le classement et le suivi des factures et justificatifs. Maintenir une documentation organisée et facilement accessible. Assurer le suivi des différents documents administratifs de l'entreprise. Relations avec les organismes externes Assurer les échanges et le suivi avec les organismes administratifs et partenaires externes. Coordonner les démarches avec le comptable, la CNSS, la Recette des Finances, les banques et autres organismes concernés. Assurer le suivi des documents et demandes administratives auprès de ces différents interlocuteurs. Déplacements professionnels Le poste implique des déplacements fréquents auprès des banques, administrations, fournisseurs, prestataires et autres partenaires. La candidate devra être à l'aise avec les déplacements et capable de gérer de manière autonome les différentes démarches sur le terrain.